เลือกเครื่องถ่ายเอกสารให้เช่าอย่างไร ถึงจะดีต่อองค์กร
20 มิ.ย. 2565, 10:45
ปัจจุบันไม่ว่าจะเป็นองค์กรขนาดเล็กหรือขนาดใหญ่ ก็ล้วนแล้วแต่เลือกใช้บริการเครื่องถ่ายเอกสารให้เช่าด้วยกันทั้งสิ้น เนื่องจากเป็นบริการที่มีความคุ้มค่า ไม่ต้องลงทุนจำนวนมาก และสามารถเลือกได้ตามความเหมาะสมขององค์กร แต่เราจะเลือกเครื่องถ่ายเอกสารให้เช่าอย่างไร ถึงจะดีต่อองค์กร และสามารถใช้งานได้อย่างมีประสิทธิภาพ สนับสนุนให้องค์กรทำงานสำเร็จ และมี workflow ที่ดี
1. เลือกตามการใช้งาน
สำหรับองค์กรขนาดใหญ่ที่มีการใช้งานเครื่องถ่ายเอกสารจำนวนมาก หรือต้องปริ้นต์เอกสารจำนวนมาก เราขอแนะนำให้ใช้เครื่องถ่ายเอกสารให้เช่าขนาดใหญ่ สามารถรองรับการใช้งานที่หลากหลาย ไม่ว่าจะเป็นถ่ายเอกสารสี หรือถ่ายเอกสารขาวดำ และสามารถถ่ายเอกสารหรือปริ้นต์งานได้อย่างต่อเนื่อง ไม่สะดุด สำหรับองค์กรใหญ่ ๆ ที่มีพนักงานอยู่จำนวนมาก คงจะเคยมีปัญหาถ่ายเอกสารไม่ทัน ปริ้นต์งานช้ากันบ่อย ๆ เพื่อแก้ปัญหาดังกล่าว จึงควรเลือกใช้งานเครื่องถ่ายเอกสารให้เช่าที่มีขนาดที่เหมาะสม สำหรับองค์กรขนาดเล็ก หรือไม่ค่อยได้ใช้งานเครื่องถ่ายเอกสารสักเท่าไร อาจจะเลือกใช้เครื่องที่มีประสิทธิภาพน้อยลงมา เป็นการลดค่าใช้จ่าย และต้นทุน
2. ราคามีความเหมาะสม
นอกจากเรื่องการใช้งานแล้ว เราควรจะเปรียบเทียบรุ่นของเครื่องถ่ายเอกสารให้เช่าในรุ่นที่เทียบเคียงกันในหลากหลายผู้ให้บริการ เพื่อให้ได้ราคาที่เหมาะสมที่ดี หรือดีที่สุด ไม่แพงจนเกินไป โดยเฉพาะหากว่าเราใช้เครื่องถ่ายเอกสารที่ราคาแพงมากเกินไป อาจจะทำให้ต้นทุนของบริษัทแพงโดยไม่จำเป็น
3. บริการ
อีกหนึ่งอย่างที่เราจะต้องให้ความใส่ใจอย่างมากก็คือ บริการของผู้ให้บริการเครื่องถ่ายเอกสารให้เช่า ที่จะต้องรวดเร็ว สามารถให้คำปรึกษาได้ และในเวลาที่เครื่องมีปัญหา ก็สามารถเข้ามาเซอร์วิส หรือให้บริการได้อย่างรวดเร็ว ไม่รีรอจนทำให้กระทบต่อ Workflow ได้ หลายครั้งที่เราพบว่า บริการของผู้ให้บริการเครื่องถ่ายเอกสารให้เช่าค่อนข้างช้า หรือไม่ค่อยมีประสิทธิภาพ ทำให้งานของเราต้องล่าช้าตามไปด้วย และยิ่งหากว่าเรามีเครื่องถ่ายเอกสารเครื่องเดียว เราอาจจะต้องเสียเวลา หรือต้องเสียค่าใช้จ่ายเพิ่มเติมในการดำเนินการ ดังนั้นการให้บริการที่รวดเร็ว ก็เป็นอีกสิ่งหนึ่งที่เราต้องคำนึงถึง นอกจากการบริการที่ให้อัปเกรดเครื่อง หรือเปลี่ยนเครื่องใหม่ที่มีฟังก์ชันการใช้งานที่ดีกว่าได้ ก็เป็นอีกหนึ่งบริการที่จะช่วยให้เราสามารถเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานได้ดียิ่งขึ้น ดังนั้น
การเลือกผู้ให้บริการที่มีเครื่องถ่ายเอกสารให้เช่าหลากหลายรุ่น หลากหลายขนาดก็ย่อมจะดีกว่าอย่างแน่นอน
สำหรับการเลือกเครื่องถ่ายเอกสารให้เช่า เราควรคำนึงถึงการใช้งาน ราคาที่มีความเหมาะสม และบริการของผู้ให้บริการในการประกอบการพิจารณา
เพื่อให้งานของบริษัทเดินหน้าอย่างมีประสิทธิภาพและไม่สะดุดเพราะเรื่องเล็กน้อยห
